Geschäftsordnung

– für Vorstand und besondere Vertreter/-innen

Stand 24.03.2021

Präambel

Der Geschäftsleitung gehören die Vorstände und die besonderen Vertreter/-innen an. Sie ist ungeachtet der konkreten Zuständigkeiten gemeinschaftlich für die Diakonie Rosenheim verantwortlich. Das Verhältnis der Mitglieder der Geschäftsleitung wird von dem Prinzip der vertrauensvollen Zusammenarbeit sowie der gegenseitigen Offenheit und Transparenz bestimmt.

1  Einleitung

Die Geschäftsordnung regelt die von den Vorstandsmitgliedern und den besonderen Vertretungen einzuhaltenden Verfahren. Dazu gehören insb. die

  • Verteilung der Aufgaben (Geschäftsverteilung),
  • Regeln über die Befugnisse sowie Pflichten der Sprecherin bzw. des Sprechers des Vorstands bzw. der Geschäftsleitung.
  • Regeln über die Willensbildung (Sitzungen, Beschlüsse, Mehrheiten u. a.)
  • Grundzüge der gegenseitigen Information.
  • Zeichnungsbefugnisse

2  Berichtswesen

  • Die Geschäftsleitung berichtet dem Diakonischen Rat regelmäßig im Rahmen der Sitzungen.
  • Die Geschäftsleitung berichtet sich gegenseitig im Rahmen der Besprechungen.
  • Die Geschäftsbereichsleitungen berichten regelmäßig der Geschäftsleitung im Rahmen der Besprechungen.

3  Aufgabenverteilung Vorstand

Die Mitglieder des Vorstandes leiten den Verein in gemeinsamer Verantwortung nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen, der Satzung und dieser Geschäftsordnung.

Ungeachtet der Verteilung der Aufgaben (Geschäftsverteilung) werden besonders wichtige Entscheidungen gemeinsam getroffen, dazu gehören insbesondere Fragestellungen von grundsätzlicher oder außergewöhnlicher Bedeutung oder mit denen ein außergewöhnliches wirtschaftliches Risiko verbunden ist, wie z. B.

  • Grundsätze der Unternehmenspolitik und der Organisation
  • Unternehmensstrategie
  • Wahrnehmung der Aufgaben des Vorstands gegenüber dem Diakonischen Rat oder der Mitgliederversammlung
  • Gesetzlich auferlegte Aufgaben

Ungeachtet der Gesamtverantwortung des Vorstands führt jedes Vorstandsmitglied sein Vorstandsressort in eigener Verantwortung und vertritt dieses nach außen. Die Aufgaben werden wie folgt verteilt (Geschäftsverteilung):

Dr. Andreas Dexheimer (Vorstand, Sprecher der Geschäftsleitung) hat folgende Aufgaben:

  • Vertretung des Vorstands und des Vereins gegenüber der Öffentlichkeit, Politik, Kirche und Wissenschaft
  • Gewährleistung der Zusammenarbeit und Kommunikation mit dem Diakonischen Rat und den Vereinsmitgliedern
  • Vereinsangelegenheiten
  • Gewährleistung der Zusammenarbeit aller Vorstandsressorts, besonderen Vertreter/-innen, Funktionsbereichen und Stabsstellen
  • Leitung der Besprechungen bzw. Sitzungen des Vorstandes und der Geschäftsleitung (z. B. Vorbereitung, Leitung und Protokollierung)
  • Wissensmanagement und Innovation
  • Organisations- und Qualitätsentwicklung
  • Öffentlichkeitsarbeit und interne Unternehmenskommunikation
  • Mittelbeschaffung (Spendensammlung, Projektförderung u. a.)
  • Risikomanagement, Interne Revision

Christian Christ (Vorstand) hat folgende Aufgaben:

  • Vertretung des Vorstands und des Vereins gegenüber Banken und Kostenträgern
  • Finanzwesen (Bilanzierung, Budgetierung, Liquiditätssicherung u. a.)
  • Verwaltung
  • Immobilien- und Liegenschaftsverwaltung
  • Technische Dienste und Versorgung
  • IT-Service
  • Beschaffung, Einkauf
  • Fuhrpark

Die Vorstände vertreten sich grundsätzlich gegenseitig, einzelne Aufgaben können an einzelne besonderen Vertretungen delegiert werden. Bei einer längeren nicht geplanten Abwesenheit des Finanzvorstands kann der Verwaltungsleiter bei Bedarf z. B. zusammen mit dem Wirtschaftsprüfer oder einer Unternehmensberatung eingebunden werden.

4  Aufgabenverteilung besondere Vertreter/-innen

Unbeschadet der Gesamtverantwortung des Vorstands sind die besonderen Vertreter/-innen für folgende Aufgaben des operativen Managements zuständig:

4.1  Ulrike Stehle leitet die Jugendhilfe und hat folgende Aufgaben:

  • Vertretung des Vereins gegenüber Fachverbänden und -gremien
  • Vereinbarung mit Leistungsträgern
  • Sicherung und Weiterentwicklung der Leistungen der Kinder- und Jugendhilfe
  • Operative Leitung aller Angebote der Jugendhilfe Oberbayern, z. B.
    • Kindertageseinrichtungen
    • Jugend(sozial)arbeit
    • Ganztagsbildung an Schulen
    • Gemeinsame Wohnformen für Mütter/Väter und Kinder
    • Ambulante und (teil-)stationäre Erziehungs- und Eingliederungshilfe
    • (Vorläufige) Inobhutnahme
    • Psychologischer und heilpädagogischer Fachdienst

4.2  Klaus Voss leitet die Erwachsenenhilfe und hat folgende Aufgaben:

  • Vertretung des Vereins gegenüber Fachverbänden und -gremien
  • Vereinbarung mit Leistungsträgern
  • Sicherung und Weiterentwicklung der Leistungen der Sozialen Dienste
  • Operative Leitung aller Angebote der Sozialen Dienste Oberbayern, z. B.
    • Arbeitssuchende Menschen
    • Menschen im Alter
    • Menschen in sozialen Notlagen
    • Menschen mit Beeinträchtigung/Behinderung

4.3  Margot Stöberlein leitet das Personalmanagement und hat folgende Aufgaben:

  • Arbeitsrechtliche Vertretung des Vereins
  • Funktion der Dienststellenleitung i. S. d. MVG
  • Operative Leitung des Personalmanagements, z. B.
    • Personalplanung
    • Personalbeschaffung
    • Personalverwaltung
    • Personalentwicklung
    • Personalcontrolling
    • Personalbetreuung

Die besonderen Vertretungen vertreten sich grundsätzlich gegenseitig, einzelne Aufgaben können an einzelne Mitglieder der Geschäftsleitung delegiert werden.

5  Grundlagen der Zusammenarbeit der Geschäftsleitung (Vorstand, besondere Vertreter/-innen)

Die Mitglieder der Geschäftsleitung unterrichten sich gegenseitig frühzeitig über wichtige Entwicklungen und Vorgänge und halten die anderen Mitglieder der Geschäftsleitung bezüglich aller Entwicklungen und Vorgänge, die auch deren Verantwortungsbereich berühren, auf dem Laufenden.

Jedes Mitglied der Geschäftsleitung ist bei schwerwiegenden Bedenken hinsichtlich einer Angelegenheit eines anderen Mitglieds der Geschäftsleitung verpflichtet, eine Beschlussfassung der Geschäftsleitung herbeizuführen, wenn die Bedenken nicht durch Aussprache ausgeräumt werden können.

Soweit Maßnahmen eines Mitglieds der Geschäftsleitung zugleich die Aufgaben eines anderen Mitglieds der Geschäftsleitung wesentlich betreffen, muss sich das Mitglied der Geschäftsleitung zuvor mit dem bzw. den anderen Mitgliedern abstimmen. Kommt in einem solchen Fall eine Einigung nicht zustande, ist eine Beschlussfassung der Geschäftsleitung herbeizuführen. In diesem Fall hat die Maßnahme bis zur Entscheidung der Geschäftsleitung zu unterbleiben.

Die Geschäftsleitung bespricht sich i. d. R. wöchentlich. Der Vorstand bespricht sich i. d. R. im Rahmen dieser Geschäftsleitungsbesprechungen. Vorstandbesprechungen sind einzuberufen, wenn dies zumindest von einem Vorstandsmitglied gewünscht wird.

Geschäftsleitungsbesprechungen werden vom Sprecher der Geschäftsleitung vorbereitet (Tagesordnung, Ort, Zeit u. a.) und geleitet. Sie können auch virtuell durchgeführt werden. Gäste können eingeladen werden. Weitere Tagesordnungspunkte können bis zum Vortag eingebracht werden.

Beschlüsse der Geschäftsleitung werden in Geschäftsleitungsbesprechungen gefasst. Die Geschäftsleitung ist beschlussfähig, wenn mindestens drei Mitglieder anwesend sind. Für einen Beschluss ist sowohl die Mehrheit der Anwesenden als auch die Mehrheit der Vorstände Voraussetzung. Beschlüsse können auf Antrag eines Mitglieds der Geschäftsleitung erneut besprochen und ggf. revidiert werden. Umlaufbeschlüsse sind möglich.

Beschlüsse und andere Ergebnisse der Geschäftsleitungsbesprechungen werden protokolliert. Das Protokoll wird allen Mitgliedern der Geschäftsleitung in Textform zugeleitet und in der darauffolgenden Geschäftsleitungsbesprechung ggf. mit Änderungen angenommen.

Einmal jährlich stimmt die Geschäftsleitung die Strategien, die langfristige Planung und die operativen Ziele der Geschäftsfelder (Jugendhilfe und Soziale Dienste) und Funktionsbereiche (Personalmanagement, Zentrale Dienste, Öffentlichkeitsarbeit u. a.) ab. Mindestens einmal jährlich diskutiert die Geschäftsleitung sämtliche Geschäftsbereiche (z. B. KiTa, Eingliederungshilfe) um deren fachliche und wirtschaftliche Entwicklung (inkl. Budgets) zu verfolgen. Dabei erfolgt auch eine Risikobewertung.

Die Mitglieder der Geschäftsleitung stimmen Zeit und Dauer von Dienstreisen und Urlaub mit dem Sprecher der Geschäftsleitung ab und zeigen bei ihm Abwesenheiten an.

6  Zeichnungsbefugnis

Ausgaben dürfen von einem Mitglied der Geschäftsleitung bis zu 10.000 € alleine entschieden werden.

Rechnungen, Einzelüberweisungen, Schecks, Ausgabebelege u. a. werden von zwei Mitliedern der Geschäftsleitung unterschrieben, ausnahmsweise dürfen von einem Mitglied der Geschäftsleitung bis 10.000 € alleine unterschrieben werden.

7  Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung wurde am 03.02.2021 von der Geschäftsleitung beschlossen. Der Diakonische Rat hat dieser Geschäftsordnung am 24.03.2021 zugestimmt. Damit ist die Geschäftsordnung wirksam geworden.

Mit Zustimmung des Diakonischen Rats zu dieser Geschäftsordnung verliert die vorherige Geschäftsordnung vom 18.05.2011 sowie die Geschäftsverteilung vom 02.12.2020 ihre Gültigkeit.

Bad Aibling, den 24.03.2021

Beatrix Frank-Baur, 1. Vorsitzende Diakonischer Rat

Dr. Andreas Dexheimer, Vorstand, Sprecher der Geschäftsleitung

Nach oben scrollen